Compartir Bases de Datos en una Red o por Internet

Ten los datos de tu negocio disponibles en todos tus ordenadores

Compartir Bases de Datos en una Red o por Internet

Muchos pequeños negocios y pymes empiezan por llevar un control de sus fichas de clientes, facturas y presupuesto con Excel, y aunque Excel es una herramienta excelente para la generación de informes a partir de datos numéricos, no es la herramienta más adecuada para llevar un control y realizar búsquedas complejas. Por ejemplo, sacar todas las facturas de un cliente o actualizar los datos de un cliente.

Pero más allá del problema de que programa usar, está el problema de compartir esos datos. Evidentemente si usas Excel y generas un archivo de cada factura, solo tienes que compartir esos archivos en una carpeta compartida en tu ordenador o en un servidor. Pero ¿que ocurre cuando quieres tener los datos centralizados en una sola plataforma para poder sacar informes de facturación o realizar presupuestos al mismo tiempo desde dos ordenadores diferentes?

Excel o Word no sirven para ambos propositopropósitoss, necesitas una plataforma de base de datos que soporte la conexión concurrente desde varios dispositivos, a día de hoy eso significa:

  • Ordenadores Windows o Macintosh
  • iPad
  • iPhone

Nuestra elección de software es FileMaker, ya que te permite tener las bases de datos disponibles en todas las plataformas citadas anteriormente pero además te permite integrar la solución que plantes con otras plataformas, por ejemplo:

  • Servidores Web
  • Servidores MySQL

Esto te va a permitir tener una solución muy escalable.

Como compartir una base de datos FileMaker en red

Dependiendo de tus necesidades y el coste puedes elegir dos métodos:

1 - Compartir desde un ordenador con FileMaker

Cuando compras una licencias de FileMaker Pro, el programa básico para editar y acceder a tus bases de datos, este incluye la posibilidad de compartir cualquier base de datos que tenga abierta en la red local.

Por lo tanto solo tienes que abrir una base de datos FileMaker, seleccionar compartir y desde cualquier ordenador que está en la red local, ya sea por cable o por wifi, podrá conectarse a esa base de datos y podrán trabajar al mismo tiempo. Esto sirva también a para iPhone e iPad.

Por ejemplo, puedes tener un ordenador en tu trastienda, estar trabajando sobre la base de datos y en la tienda tener otro ordenador conectado a esa base de datos trabajando al mismo tiempo sobre los mismos datos. O comerciales con iPhone e iPad mostrando productos y creando presupuestos al mismo tiempo.

2 - Compartir con FileMaker Server

La desventaja de compartir la base de datos con un ordenador normal es que dependes de ese equipo, si lo reinicias o apagas, o tiene algún problema todos los demás dejan de trabajar. Por este motivo existe un software servidor para colocar en un equipo dedicado.

Con colocar el software FileMaker Server en un servidor puedes compartir las bases de datos con otros equipos al igual que con FileMaker pro, pero tiene características adicionales como:

  • Mayor rendimiento
  • Mayor seguridad
  • Capacidad para programar backups de las bases de datos. Incluso estando abiertas
  • Integración con servidores Web
  • Integración de usuarios con servidores Windows o Mac Os X

Por lo tanto con FileMaker vas a tener una solución muy escalable, desde tener una base de datos en un solo ordenador a cientos de usuarios en una red o una tienda online conectada a tu base de datos.

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