Diferencias entre Hoja de Calculo (Excel) y Base de Datos (FileMaker)

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Ya quieras gestionar la información de ventas de tu empresa o hacer un seguimiento del presupuesto de tu casa, usar el software más apropiado te ayudará a ser más efectivo.

Tanto FileMaker Pro como Excel pueden ser usados para objetivos similares ya que ambos pueden manejar gran cantidad de datos y son excelentes para analizar información.

Sin embargo cada producto tiene sus puntos fuertes. Estas son algunas de las diferencias entre ambos productos que te pueden ayudar a elegir.

Hoja de calculo contra Base de Datos

Una hoja de calculo está diseñada sobre todo para analisis financiero y de hecho está maquetada a partir de los libros contables con filas y columnas. Puedes usar una hoja de calculo como Excel para crear asientos contables, hojas de tiempo y otros formularios que contengan números y calculos.

Una base de datos es una colección de datos relacionados. Con FileMaker Pro puedes enlazar grupos de datos relacionadas, llamadas tablas a otros grupos. Por ejemplo, tu base de datos FileMaker Pro puede enlazar la información de tus clientes con pedidos realizados para que puedas saber con facilidad cuantos pedidos han realizado tus clientes.

Presentación

Cada hoja de trabajo de Excel se presenta como una rejilla que contiene celdas, filas y columnas. Esta presentación te permite crear listas de números o tablas que pueden ser usadas en cálculos rápidamente usando formulas y funciones.
FileMaker te permite diseñar la presentación de la información a medida simplemente arrastrando los campos en la pantalla. Debes definir cada campo individualmente por tipo, formato y longitud.

Búsquedas

Este es un punto clave. Debes considerar como quieres buscar información para decidir entre FileMaker y Excel.
En el modo de búsqueda de FileMaker puedes usar cualquier criterio para buscar en los campos, combinación de campos y/o usar operadores adicionales como "y", "o" y "no".
En Excel estás limitado al comando de búsqueda habitual que te permite buscar por un solo valor o formular. También puedes ordenar las columnas de manera ascendente o descendente o filtrar para mostrar solo ciertos registros.

Formulas y Guiones

Excel muchas funciones como "sumar", "contar", "media" y "si" que te permiten realizar cálculos sobre números y textos. Estos cálculos se introducen en las celdas como formulas.
FileMaker te da la capacidad de escribir guiones para manipular los datos. Los guiones son pequeñas programaciones diseñadas para automatizar tareas o pequeños grupos de tareas, como buscar un registro determinado e imprimirlo. FileMaker te da una herramienta de creación de guiones muy fácil de usar y no necesitas aprender un lenguaje de programación.

Seguridad

La seguridad se refiere a la capacidad de limitar el acceso a todo o parte de los datos.
En Excel la seguridad se implemente protegiendo celdas y hojas de trabajo. Usando la protección de celdas cuando quieres restringir la edición de ciertas celdas pero no otras. Por ejemplo, si creas una celda que calcula los totales de una tabla, puedes proteger la formula que lo calcula para que no pueda ser cambiada sin querer.
En FileMaker Pro, los usuarios tienen un grupo de privilegios a nivel de campo y pantalla. Estos privilegios pueden definirse a nivel de permitir ver, añadir, actualizar o borrar datos. Por ejemplo, puedes definir un grupo de privilegios en la base de datos que permita a tus clientes ver información de producto e introducir comentarios de los mismos.

Compartir Archivos

FileMaker Pro está diseñado para poder compartir la base de datos en una red por múltiples personas al mismo tiempo. Para realizar esto lo que hace es bloquear el registro que estás editando en ese momento, impidiendo que otros puedan modificar los cambios que hayas realizado pero permitiendo ver el registro o realizar cambios en cualquier de los otros registros.
Excel está diseñado para ser usado por una persona al mismo tiempo. Cuando estás editando tu hoja de cálculo Excel en una red, Excel bloqueará todo el archivo para impedir que otros lo cambien. Excel permitirá acceso de solo lectura a todo el archivo si se intenta acceder a él.

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