Por que necesitas una base de datos

Por que necesitas una base de datos

Si respondes positivamente al menos a tres de las preguntas que pongo a continuación seguro que necesitas usar una base de datos para organizar mejor tu información.

  • ¿Introduces habitualmente los mismos datos en diferentes hojas de cálculo, informes o documentos?
  • ¿Cuando realizas cambios en tus hojas de calculo, informes o documentos debes realizar el mismo cambio en diferentes documentos?
  • ¿Tienes gran cantidad de datos, que están creciendo y que se están volviendo difíciles de manejar?
  • ¿Varias personas de tu compañía necesitan ver los mismos datos al mismo tiempo?
  • ¿Estás siguiendo información relacionada en diferentes hojas de calculo? Como diferentes hojas de ventas para diferentes departamentos
  • Cuando visualizas tu información, ¿estás moviendo continuamente el scroll para poder visualizar toda la información? ¿encuentras difícil ver información especifica?

Debes usar una base de datos si …

  • Tienes una gran cantidad de información que sería muy difícil de gestionar en una hoja de calculo y está relacionada con un tema en concreto
  • Quieres mantener un registro del uso realizado de los datos
  • La información puede tener múltiples y habituales cambios, por ejemplo, cambio de direcciones, precios, etc.
  • Necesitas generar informes basados en tu información

Debes usar una hoja de calculo si …

  • Quieres introducir números y realizar cálculos automáticos
  • Quieres realizar un seguimiento de una lista simple
  • Quieres crear gráficos fácilmente a partir de tus datos
  • Quieres crear diferente posibles escenarios sobre los mismos datos.

Un ejemplo de por que no usar usar una hoja de calculo

Como ejemplo, imagina que tienes una hoja de calculo que contiene un número de productos que pides de diferentes proveedores:

  • En esta hoja de calculo incluyes el número de teléfono del proveedor, información sobre la factura e información sobre el producto
  • Imagina que estás añadiendo un producto nuevo de un proveedor que ya existe, es el quinto producto que compras de este proveedor.
  • Para estar seguro que es el proveedor correcto y que su información de contacto es correcta (teniendo en cuenta los filtrados y ordenación de los datos en una hoja de calculo), repites la información de contacto del proveedor al lado del producto, en cada linea.
  • Ya has repetido la información de contacto del proveedor 5 veces.

¿Qué ocurre si el proveedor cambia de dirección? Tienes que realizar el cambio en cada una de las celdas donde aparece cualquier información de ese tipo respecto a ese proveedor. En una base de datos la información se cambia una vez y aparece correcta en todas las pantallas e informes.

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es una colección de datos que están relacionados con un tema concreto u objetivo. Por ejemplo, registros de empleados en un archivador, oportunidades de negocios apuntadas en un cuadernos.

Un sistema de gestión de bases de datos es un sistema que almacena y recupera la información en una base de datos. Se usan para ayudarte a organizar tu información de acuerdo con un tema, de tal manera que es más fácil de gestionar y verificar, también puedes almacenar información sobre diferentes temas que estén relacionados, así es más fácil de recuperar informaciones relacionadas entre si de manera conjunta.

La mayoría de los departamentos de administración saben manejar muy bien las hojas de calculo, pero los diseños de las bases de datos son diferentes de las hojas de calculo:

  • Los diseños de las hojas de calculo tienen pocas reglas, y por lo tanto, son muy fáciles de crear. Sin embargo no todas las hojas de calculo son claras y lógicas y la mayoría no tienen herramientas de comprueben la integridad de los datos. Cuando las hojas de calculo no son claras o lógicas, los datos y las formulas son difíciles de modificar y se generan errores.
  • Los diseños de las bases de datos son más formales y tienes reglas estructurales. Por lo tanto es mucho más raro que se cometan errores cuando el diseño de la base de datos es correcto. Es más fácil recuperar datos y generar informes más adecuados a tus necesidades.

Prueba con FileMaker la conversión de tus hojas de calculo a una base de datos.

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